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当云技术出现时，无论你是否了解它背后的技术背景，事实上，我们的生活和工作都离不开它。
例如，当您手机中的照片数量和大小需要扩大手机存储空间时，您可以使用云空间备份和扩展方案。在工作中，公司的邮件服务器提供邮件收发功能，文档服务器提供文档存储和管理。系统软件还通过云服务为日常办公提供支持。事实上，无论采用何种方案，只有IT部门会关心后端的技术细节和功能。作为用户，我们只关心任何系统是否足够简单、方便、快捷。一般来说，它很容易使用。
在我们的日常工作中，有越来越多的设备，如电脑、手机、Pad、打印机、复印机等。打印后的表格和其他纸质文件需要通过电子商务系统进行备份和数据传输，业务部门和支持部门需要通过流程进行更紧密的合作，我们希望在手机和计算机等不同终端实现更多的流程操作和功能应用。
对于公司来说，对业务中的关键数据有安全要求，同时控制剂量，降低成本，对于IT部门来说，既要满足公司的要求，又要满足员工效率的提高，这是一件非常困难的事情，过去的传统方法是在公司的系统上配备不同的软件、应用程序和硬件方案，每个独立的方案组合起来，以满足公司的管理和成本控制需求，并使员工能够在一定程度上实现相应的功能和需求，但是，但是，对于日常办公室，每个独立的系统都不能连接，配置成本和员工的使用经验都很差。同时，IT部门维护和管理多个系统的工作量也将变得非常大，管理效率也将变得非常低。
那么，大多数公司是否有一个集成的解决方案来解决现有的问题呢？答案是肯定的，专业的智能办公解决方案系统可以。
简单的访问界面：所有用户功能都可以在MFP或移动设备上访问，支持工作流程，扫描文档可以立即发送到电子邮件或移动设备，纸质内容扫描可以转换为可编辑模式，也可以锁定打印功能，以保护文档上的信息不被修改。
在功能方面，除了纸质文档的电子工作流外，操作界面还可以定制，并将最常用的过程定义为主界面，如使用频率最高的部门的功能，如扫描电子后将报销文档发送到网络文件夹。用户还可以定制一个或多个工作流，以便更有效地完成不同的工作流任务。
对于IT部门来说，智能办公平台非常好管理。管理员可以通过中央控制点顺利完成文档操作，并面对相同的操作界面，并可以进行远程维护，并通过实时状态更新主动调整停机时间。IT管理员对硬件的管理和控制不仅针对他们自己的硬件设备，而且还可以在管理系统中监控和检查第三方品牌的硬件设备，一个系统可以解决多品牌硬件管理的问题。
一般来说，智能办公平台是多品牌硬件管理和工作流管理的模块化解决方案，支持移动设备终端信息互联，为客户提供API接口和SDK开发包，支持更深入的服务定制。
该解决方案提供设备管理、打印管理、用户管理、扫描和捕获存储的基本模块。这些模块可以提供44多个特定的功能应用程序，适用于非常广泛的用户类型。适用于从中小企业到拥有多个分支机构的大型企业和拥有全球分支机构的跨国企业，这些功能模块只能选择一个功能来满足最基本的需求，不同功能模块的组合甚至全功能模块可以满足复杂的工作流管理和文档管理，帮助中小企业和大企业实现工作流的一站式管理。
