用户通过在线实时档案管理流程，实现了对档案状态的即时查询，实时掌握库馆环境，有效地实现人员规范化管理，降低安全和防范风险，大大提高了工作效率，再也不用为寻找档案而烦恼了，不再进行档案清点，从而耗费大量的时间，对档案的借阅不再是茫然的。

智慧档案馆在线实时档案管理流程使能源不再浪费，安全不再担忧。

智慧档案馆结合档案管理的实际需要，实现了电子档案与实体档案的同步管理，高度集成了档案出库管理系统、馆库环境管理系统、图书安防告警系统、出入管理系统四大系统。

实现对档案工作者、档案机构、建筑设备、档案人员等的全面感知，以实现各系统数据的共享、互操作，实现对档案实体的智慧识别、定位、跟踪、监控；实现对档案工作者、档案建筑、智慧建筑设备、红外防盗设备、出入门禁设备、视频监控设备等智慧检测、评价和即时处理；实现对档案工作者、档案实体、档案建筑设备及档案利用人员之间的全面感知，优化资源配置，使实体档案价值得以最大化开发。

同时，智慧档案馆在线实时档案管理流程还具有档案安全、环境管理、库房安全、远程控制四大系统，加上虚拟3D仓库展示、档案电子化处理系统等功能。

智慧档案馆健全档案安全制度。

智慧档案馆集成了RFID技术，通过视频监控共同保障实体档案的安全，非法出库时，档案自动报警并通知管理人员。对数据进行加密传输，防止非法入侵，并结合其他软硬件设备和技术手段，保证电子档案数据的安全。

智慧档案馆创新性环境管理系统。

该平台配置温度、湿度、空气质量等传感器，环境数据实时采集，自动显示。并配置恒温恒湿净化装置，当温度、湿度、空气质量等环境数据超标时，自动控制相关设备的工作，保障库房环境。

智慧档案馆高级仓库安全系统。

平台配置视频监控、红外线探测、门禁管理设备，通过本平台统一管理调度，出现异常情况时，以系统提示、声光、短信等多种方式实时通知，报警位置视频监控设备自动进行抓拍并保存视频图像，通过本平台统一管理调度，以系统提示、声光、短信等多种方式实时通知。

智慧档案馆携带式遥控系统。

档案中的智能设备比较多，有时工作人员在离开后忘记关机的情况也经常发生，这样不仅浪费电能而且还会影响档案的保存环境。利用该系统可实现馆内远程关闭灯光，既方便又节能，同时达到保护档案室内环境的目的。

智慧档案馆虚拟3D仓库展示。

智慧档案系统以影像方式，直观地显示档案的数量、状况、库房和设备状况。管理效率得到极大提高。利用虚拟库房，利用图表等多种方式实时显示库房环境数据(温度、湿度、空气质量等)。

智慧档案馆电子档案处理系统。

它支持TWIN,ISIS高扫模块，可以直接连接各种高速扫描仪。与OCR模块相结合，容易实现档案文件的快速自动输入、相关图像优化处理和自动建立索引。通过OCR识别扫描后的电子档案，可以形成文本文件，标准字体识别率达到99%，用于档案快速检索。

它既满足了企业电子档案业务管理的需要，又满足了档案馆实体档案业务管理的要求。使得档案新资源的系统利用状况和档案管理系统功能能够满足新形势下档案工作的应用需要，推动档案工作水平再上新台阶，全面支持和服务企业发展。