大数据时代的到来，互联网飞速发展，随之而来的存档文件和档案种类不断增加，档案的收集、管理、监督、利用、保护工作日趋复杂和繁重化，传统的档案分散管理，无法与档案管理方式相适应，安全管理工作难以与档案有效衔接。新环境下档案的智慧化管理成为一部分档案工作者的诉求。
一、智慧档案馆管理系统的难点
管理权不严密。传统的密集架依靠机械锁具来管理，如果钥匙丢失或被盗，容易造成非法越权接触文件的情况。
文档管理不智慧化。传统的档案管理依靠人工的统一操作管理，遇到大量的档案，使用频繁，档案管理工作就更加困难。
过程没有严格的审批。文件的入库、出借、新增、调拨等环节常常存在签收、登记、审批流程不健全或执行不严格等问题，有泄露的风险。
不及时报警提示。不能及时获取密集架、档案和密集架系统环境的异常报警，非法操作不能及时有效地处理。
未完成日志审批。无法实时记录、查阅密集架运行日志信息，无法实现密集架作业过程的审批与管理。
二、智慧档案馆管理系统解决方案
该系统综合运用了人工智慧、物联网、RFID射频、视频采集与传输、多种生物识别等先进技术，使各个子系统和设备之间的数据共享、既独立运行，又可协同运行，使智慧档案馆环境更合理、档案存放更安全、档案管理更高效、人员身体更健康。
由智慧化档案密集架系统、智慧门禁系统、环境控制系统、RFID实体档案管理系统、安防报警系统、视频监控系统、档案管理系统等构成。
三、智慧档案馆管理系统内容
智慧档案馆管理系统智慧化文件密集架
智慧档案密集架是将传统的档案存储技术与人工智慧技术、网络技术、视频采集技术、生物识别技术等多种技术手段相结合，综合利用多种开发工具和技术打造的批量档案存储智慧设备。
采取开放式档案密集架+文件箱的管理方式，可存放各类档案。具备智慧化交互性、防霉变、防虫、防鼠、防尘、防光、防盗、防火、防震、防倾覆、防挤压保护。
智慧档案馆管理系统环保管理制度
温度湿度数据的实时监控。根据空气质量数据对相应的空气品质产品进行控制(制冷、制热、除湿、净化、通风换气等)。能自动生成温湿度空气质量数据报告、曲线报告等历史数据。
智慧档案馆管理系统安全和警报系统
安全报警系统包括：墙体振动报警、红外微波双检报警、玻璃破碎检测、烟感检测、声光报警等。
RFID档案实体管理系统
实现智慧RFID实体档案管理系统，可实现档案的非接触式多文件快速采集、在线档案监控、档案快速定位查找、高效批量盘点。
智慧档案馆管理系统智慧人脸识别终端系统。
视图监视系统
频谱监测系统由监控主机NVR和监控摄像机组成，同时NVR也能在密集架上接入视频图像，统一将所有监控画面上传到中央平台的流媒体服务器进行调用控制。
