智慧档案馆目前还没有公认的定义，人们从技术基础、业务流程、管理对象、信息服务等方面来界定智慧档案馆。智慧档案馆最大的特点就是智慧，并且这一“智慧”贯穿于档案的收集、管理、保存、利用全过程。事实上，波兰奥卢大学早前就提出了“智慧图书馆”的概念，但并未引起社会的重视。

专家学者认为，智慧档案馆建设可以分为以下三个逐步发展阶段：

数字档案馆是智慧档案馆的基础，也是智慧档案馆的基础，也是最重要、最关键的一步；中级阶段是智慧档案馆，它采用最新的科技手段和设备，为档案管理和利用提供舒适、便捷、高效的环境，使档案的管理和利用达到现代化、科学化、智慧化、人性化管理的跨越；高级阶段是智慧档案馆，强调档案信息感知和协同处理，主要任务是利用新技术实现资源开发、利用的智慧化、人性化。

智慧档案馆是一种利用物联网技术、移动互联网技术、云计算、大数据等新一代信息技术来实现信息感知、智慧处理、业务协作以及泛在服务功能的新一代档案。提高了档案管理的效率，创造了更安全的传递保管环境，促进了档案信息资源的整合与共享，实现了知识服务和智慧决策。

然而，智慧档案馆的建设也存在一些风险。例如：智慧档案馆要求信息互连、共享，存在信息安全风险；档案人才队伍中缺乏通用性、通用性强的综合性人才，存在运行风险；智慧档案馆建设如果先于现行制度的改革，就会使智慧档案馆存在管理和制度上的风险。